Facturación electrónica, ¿qué es? ¿qué tipos hay?

Facturación electrónica, ¿qué es? ¿qué tipos hay?

¿QUÉ ES?

Es la digitalización de las facturas que tanto empresas como autónomos envían para poder justificar los trabajos prestados. Es una alternativa legal a las facturas en papel, ya que tienen la misma validez pero se envían y se reciben en formato electrónico.

La factura electrónica cuenta con las mismas garantías que las facturas en papel: la integridad del contenido, la legibilidad y la autenticidad. La legibilidad la garantiza la aplicación que la envía o la recibe, la autenticidad mediante el uso de firma electrónica con certificado y la integridad a través del intercambio de datos.

CARACTERÍSTICAS

  • El contenido, que deberá ser el mismo que el de una factura física.
  • El acceso, ya que tanto autónomos como empresas tienen que facilitar el acceso a los destinatarios de las facturas para poder verlas, descargarlas e imprimirlas.
  • El tiempo, los destinatarios de las facturas deberán tener dicho acceso para consultarlas durante, al menos, los últimos 4 años.

TIPOS DE FACTURAS ELECTRÓNICAS

Existen dos tipos: las de formato estructurado y las de formato no estructurado.

El formato estructurado facilita el tratamiento automatizado y el no estructurado no.

Facturas en formato estructurado: Contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor.

Por parte del receptor, pueden ser tramitadas de forma automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad. Algunos de los ejemplos de los formatos estructurados son aquellos que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.

Facturas en formato no estructurado: Consisten fundamentalmente en una imagen, por lo que para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor necesita una intervención manual o un proceso costoso que no suele ser automático, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Las facturas de papel escaneadas y los ficheros PDF serían algunos ejemplos de este tipo de documentos.

VENTAJAS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA

Reducción de los ciclos de tramitación, incluido el cobro.

  • Reducción de gastos; elimina los costes de impresión y envío postal.
  • Reducción de errores humanos.
  • Acceso más rápido y ágil a las facturas almacenadas.
  • Reducción del espacio necesario para el almacenamiento.
  • Ahorro de transporte y papel, lo que conlleva a un efecto positivo sobre el medio ambiente.
  • Menos posibilidades de fraude.
  • Más seguridad en el envío.

LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN LA LEY CREA Y CRECE

La facturación electrónica será obligatoria con la nueva Ley Crea y Crece.

Esta ley forma parte del ``Plan de Recuperación, Transformación y Resilencia´´ que ayuda al crecimiento, la expansión y la creación de empresas, particularmente de las pymes.

Dentro de las medidas para ayudar al crecimiento de las empresas se encuentra la lucha contra la morosidad, y para ello la obligación de expedir y remitir las facturas electrónicas en todas las relaciones comerciales entre empresas y autónomos, ya que asegura una mayor trazabilidad y control de pagos.

La Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas (Ley Crea y Crece) se aprobó el 15 de septiembre de 2022 y el día 29 del mismo mes se publicó en el Boletín Oficial del Estado (BOE)

El gobierno ha adaptado un tiempo de 6 meses para desarrollar reglamentariamente lo previsto en esta ley con fecha máxima el 23 de marzo del 2023.

No obstante, la facturación electrónica se hará de manera gradual en dos fases para poder poner en funcionamiento la implantación:

  • 1ª Fase: Las empresas y autónomos que facturen anualmente más de 8 millones de euros tienen un plazo de 1 año (30 de septiembre de 2023).
  • 2ª Fase: El resto de empresas y autónomos (facturación anual inferior a 8 millones de euros) tienen un plazo de 3 años, es decir, la factura electrónica será obligatoria en estos sectores a partir de septiembre de 2025, (30 de septiembre de 2025).
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