¿Qué empresas están obligadas a usar VeriFactu?

La entrada en vigor del sistema VeriFactu plantea una duda esencial para cualquier negocio: ¿mi empresa está obligada a adaptarse?

La respuesta corta es sí, en la gran mayoría de los casos. Este artículo explica en detalle qué empresas deben cumplir con VeriFactu, qué dice la normativa, posibles excepciones y qué pasos concretos debes dar para estar preparado.

¿Por qué es importante saber si estás obligado a VeriFactu?

Ignorar esta obligación puede traer consecuencias importantes. No se trata de una recomendación opcional, sino de una exigencia legal con plazos concretos, procedimientos definidos y sanciones previstas en caso de incumplimiento.

Además, saber con antelación si tu empresa entra en el marco de aplicación permite planificar la adaptación tecnológica, elegir el software adecuado y evitar sorpresas de última hora.

¿Qué dice la normativa sobre la obligación de VeriFactu?

Real Decreto 1007/2023: puntos clave

El Real Decreto 1007/2023, publicado en julio de 2023, regula el desarrollo del sistema VeriFactu. Este decreto establece los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación y quiénes están obligados a cumplirlos.

Entre otros aspectos, establece que deberán utilizar sistemas compatibles con VeriFactu todos aquellos obligados a emitir facturas conforme al artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria.

Rol de la Agencia Tributaria en la implementación

La Agencia Tributaria será la encargada de especificar los requisitos técnicos que deben cumplir los sistemas informáticos. Además, será receptora de las facturas que, si el emisor lo decide, podrán ser enviadas en tiempo real de manera voluntaria.

Empresas obligadas a aplicar el sistema VeriFactu

Autónomos y profesionales

Cualquier autónomo que emita facturas por su actividad económica estará obligado a usar un sistema compatible con VeriFactu. Da igual si trabajas solo, si tienes pocos clientes o si emites solo unas pocas facturas al mes. La norma no establece umbrales mínimos.

PYMEs y grandes empresas

Toda empresa, independientemente de su tamaño o sector, que esté obligada a emitir facturas por sus operaciones, deberá implementar un sistema de facturación que cumpla con los requisitos de VeriFactu.

Esto incluye desde pequeñas empresas de servicios hasta grandes corporaciones con soluciones ERP complejas.

Empresas con software propio o de terceros

No importa si utilizas un software comprado o un desarrollo a medida: si ese sistema se utiliza para generar facturas, deberá cumplir con los requisitos técnicos de VeriFactu.

El cumplimiento no depende del tipo de software, sino de su funcionalidad y de su adecuación al reglamento técnico que publicará la Agencia Tributaria.

¿Existen empresas exentas de usar VeriFactu?

Casos posibles de excepción o exclusión temporal

Aunque el reglamento no establece una lista cerrada de empresas exentas, podrían considerarse situaciones específicas en las que el volumen de facturación es nulo, actividades que no están obligadas a emitir factura, o empresas en territorios como Ceuta, Melilla y Canarias donde hay reglas específicas.  En estos casos, sería recomendable consultar directamente con Hacienda o con un asesor especializado.

Otra excepción es la de las empresas y autónomos del País Vasco y Navarra que solo tienen actividad en estos territorios. Ya que tienen sistemas propios como el TicketBAI.

Tampoco será de aplicación entre las empresas acogidas al Suministro Inmediato de Información (SII), son empresas que facturan anualmente más de 6 millones de euros y que ya están obligadas a enviar información detallada en tiempo real a la AEAT.

Empresas sin obligación de facturar

Aquellos contribuyentes que no tienen obligación legal de emitir facturas (por ejemplo, ciertos arrendadores en régimen simplificado) no estarían sujetos al uso de sistemas VeriFactu. Aun así, si voluntariamente emiten facturas, deberán hacerlo conforme al sistema.

Qué pasos deben seguir las empresas obligadas

Verificación del software actual

El primer paso es revisar si el programa de facturación que usas actualmente será compatible con VeriFactu. No todos los sistemas están preparados, y algunos proveedores cobrarán por actualizar sus soluciones. Si eres cliente de Facturación.net de Golden Soft y cuentas con el servicio de abonado vigente, la actualización será gratuita. Es una buena oportunidad para abonarse y disfrutar de las actualizaciones sin cargo.

Actualización o migración a software compatible

Si tu software no ofrece compatibilidad garantizada o te exige costes adicionales abusivos, considera migrar a una solución ya adaptada. En nuestro caso, todas nuestras licencias activas incluyen compatibilidad con VeriFactu sin coste adicional para clientes con mantenimiento. Y si necesitases una migración de algún software que no vaya a actualizarse. Aquí te hacemos saber lo sencillo que es. 

Formación del personal administrativo

Asegúrate de que las personas encargadas de la facturación entiendan los cambios. No será necesario un conocimiento técnico profundo, pero sí saber cómo funciona el nuevo sistema y qué implica para el día a día. Si esto te preocupa, debes tener en cuenta que GoldenSoft ofrece formación para los clientes, así como soporte técnico.

¿Qué pasa si no me adapto a VeriFactu a tiempo?

Sanciones y consecuencias legales

El incumplimiento de la obligación de utilizar un sistema compatible con VeriFactu puede derivar en sanciones administrativas por parte de la Agencia Tributaria. Estas podrían incluir multas económicas e incluso la invalidación de las facturas emitidas en sistemas no homologados.

Riesgos operativos y fiscales

Además del riesgo legal, no adaptarse implica trabajar con sistemas obsoletos, mayor exposición a errores contables y menor trazabilidad. En un contexto fiscal cada vez más automatizado, estos factores pueden perjudicar seriamente a cualquier empresa.

La obligación es general, pero la adaptación puede ser sencilla

La normativa es clara: si emites facturas, estás obligado a adaptarte al sistema VeriFactu. No hay distinción por tamaño, sector ni volumen de facturación. La buena noticia es que puedes hacerlo de forma sencilla si eliges el software adecuado.

En nuestra empresa, ya nos hemos preparado. Nuestro software incorpora de forma nativa todas las funcionalidades que exige VeriFactu, y lo ofrecemos sin coste adicional para clientes con mantenimiento activo. Si necesitas migrar desde otra solución, también te ayudamos a hacerlo rápido, seguro y sin interrupciones.

Adaptarse a tiempo no solo evita sanciones, también posiciona a tu empresa en un entorno digital más profesional y seguro.